看懂一条 HR 自动化流程

把一条"面试反馈提醒"流程拆成五个元素

看懂工作流，抓五个元素：触发器、数据源、条件判断、动作节点、异常处理。拿一张纸画五个框，填一条真实流程你就通了。

触发器：面试时间已过去 24 小时。条件：反馈状态 = 待反馈。动作：给面试官发飞书提醒。异常：面试官未绑定飞书账号→提醒 HR 负责人；候选人已取消面试→不提醒。结束：反馈状态 = 已提交。

进阶版是递进提醒：完成面试→状态变"待反馈"→24 小时未更新提醒面试官→48 小时仍未更新提醒 HRBP→反馈完成自动归档。注意它自始至终不替人评价候选人，只解决提醒、跟进、留痕这三件事。

真实流程从来不止顺利路径

飞书官方文档列出的触发条件包括新增记录、修改记录、满足条件、到达记录时间、定时触发——够你表达绝大多数 HR 场景。飞书官方案例还披露，用多维表格管理招聘流程能减少人工通知、收集、汇总等重复动作，标题称全年可节省 67 人天（官方披露，讲课时提醒别当第三方审计结论）。

新手最常犯的错是只画顺利路径。真实招聘里有取消、改期、面试官没绑账号。每条流程都必须画异常分支，否则它一遇到意外就卡死或乱发。

五个翻车点

① 只画顺利路径——每条流程必须画异常分支。

② 条件字段不可计算——"比较着急"触发不了，改成日期、状态、选项字段。

③ 动作没有接收人——表里增加负责人字段，提醒才知道发给谁。

④ 没有结束状态——定义"已完成/已取消"，否则流程一直循环提醒。

⑤ 把判断放进消息文本——系统读不懂含糊描述，判断条件要结构化为字段。

可复制的翻译 prompt + 再深一层

把一段口语工作描述翻译成流程说明：「请把下面这段 HR 日常工作描述翻译成一条自动化流程图说明。工作描述：{面试结束后，如果面试官一天内没写反馈，我要提醒他；两天还没写，提醒招聘负责人}。请输出：触发器、所需字段、条件判断、执行动作、异常分支、结束条件、在飞书多维表格如何配置、哪些部分不能自动化。要求：用『当……如果……则……』句式，不用真实候选人信息，涉及候选人评价时只提醒填写、不自动生成录用结论。」

再深一层是流程建模。用 BPMN 简化版表达：圆圈代表开始/结束，菱形代表判断，矩形代表动作，箭头代表流转。学有余力可把招聘、入职、培训报名、试用期跟进都画成流程，再判断哪一步适合 AI、哪一步适合自动化、哪一步必须人工。